Documentatie

Voor sommige van onze klanten kan het gewenst of noodzakelijk zijn bepaalde soorten van documentatie te ontvangen. Hier geven we een overzicht van mogelijkheden.

Verplichte veiligheidsdocumentatie

De Europese REACH verordening verplicht leveranciers van gevaarlijke stoffen in bepaalde gevallen om een veiligheidsinformatieblad te verstrekken. Daarnaast geeft deze verordening aan hoe dit VIB moet zijn ingedeeld en wat er in moet staan. Op aanvraag verstrekken we deze documentatie in de volgende gevallen:

  • De aanvrager is een klant van ons en is binnen de EU gevestigd EN
  • De aanvrager is een professionele gebruiker* EN
  • Het product is in de afgelopen tien jaar door ons aan de aanvrager geleverd EN
  • Het betreffende product valt als gevaarlijke stof onder de REACH wetgeving

* Dat betekent meestal dat deze een bij ons bekend Kamer van Koophandel nummer moet hebben (voor klanten in Nederland) of een BTW nummer (voor klanten elders in de EU.

Na de aanvraag wordt gekeken of het verstrekken van een VIB wettelijk verplicht is. Het VIB wordt vervolgens verstrekt nadat grondig is gecontroleerd door ons of het nog actueel is. Om die reden kan het zijn dat een VIB niet altijd direct verstrekt kan worden, hoewel we daar wel naar streven.

We verstrekken het VIB gratis en in de Nederlandse taal, zoals de wetgeving voorschrijft.

Niet verplichte veiligheidsdocumentatie

Sommige klanten willen ook graag een VIB ontvangen in die gevallen dat er geen verplichting voor is. Bijvoorbeeld voor het opstellen van de veiligheidsbeoordeling van cosmetica, of omdat een kwaliteitssysteem dat vereist. Indien de klant een professionele gebruiker is kan deze een ‘VIB niet nodig’ bestellen. Dit is een document met de indeling van een VIB, waarbij zoveel mogelijk informatie is ingevuld. Deze service is niet gratis, zie helemaal onder bij ‘Huidige prijzen’ voor de kosten.

Daarnaast kan het zijn dat men de veiligheidsdocumentatie in een andere taal dan het Nederlands wil ontvangen. Ook deze vertaling is niet gratis, zie helemaal onder bij ‘Huidige prijzen’ voor de kosten.

Niet professionele klanten vragen zo nu en dan documentatie aan. Vanwege de kosten, de tijd en sommige andere aspecten hebben we ervoor gekozen dat in de regel niet te honoreren; het zou onze kosten sterk verhogen waardoor een stevige prijsstijging noodzakelijk zou zijn.

Documentatie voor cosmetica

Voor de productie van cosmetica is het noodzakelijk een veiligheidsbeoordeling te laten maken door een cosmetisch chemicus. Daarin en in de andere onderdelen van het productdossier staat aangegeven aan welke eisen de te gebruiken grondstoffen moeten voldoen. Dit dient u te bewijzen door documentatie. Welke dat is hangt af van wat uw cosmetisch chemicus nodig vindt, we raden het dan ook aan dit eerst met haar te overleggen.

Voor de meeste van onze cosmeticagrondstoffen en geurstoffen kunnen we productdocumentatie verstrekken. Dus niet altijd en voor alle stoffen! Vraag dit voor uw eerste bestelling aan.

1Doc

De meeste informatie leveren we in de vorm van een 1Doc. Dit is een verzameldocument waarin alle ons bekende productinformatie staat die niet in het VIB staat en die niet batch specifiek is. Dit kunnen zijn technische gegevens, allergenen, zuiverheid, IFRA gegevens, samenstelling etcetera. Sommige 1Docs bestaan uit twee regeltjes, andere uit meerdere bladen. Dit verschilt omdat de informatie die onze leveranciers ons verstrekken niet voor elk product hetzelfde zijn. 1Docs zijn in het Engels opgesteld en worden alleen aan professionele gebruikers geleverd. Deze service is niet gratis, zie helemaal onder bij ‘Huidige prijzen’ voor de kosten. Het maakt niet uit hoe uitgebreid een 1Doc is, we rekenen een standaard prijs.

CoA

Voor de productie is het meestal noodzakelijk om per geleverde batch te kunnen bewijzen dat bepaalde waarden kloppen met het 1Doc, of met de informatie in het productdossier. Hiervoor kunnen we een CoA leveren. Sommige CoA’s bestaan uit twee regeltjes, andere uit meerdere bladen. Dit verschilt omdat de informatie die onze leveranciers ons verstrekken niet voor elk product hetzelfde zijn. CoA’s zijn in het Engels opgesteld en worden alleen aan professionele gebruikers geleverd. Deze service is niet gratis, zie helemaal onder bij ‘Huidige prijzen’ voor de kosten. Het maakt niet uit hoe uitgebreid een CoA is, we rekenen een standaard prijs.

Maatwerk documentatie

Een 1Doc en een CoA  zijn gebaseerd op de informatie die onze leveranciers ons verstrekken. In sommige gevallen is meer informatie nodig. Denk aan het bepalen van een peroxide getal of een GC analyse. We kunnen dit soms voor u laten maken, de kosten daarvan brengen we in rekening.

Huidige prijzen

De aangegeven prijzen zijn de huidige (bijgewerkt t/m januari 2020), exclusief BTW. Ze kunnen altijd worden aangepast.

Het maken en actueel houden van documentatie kost veel tijd en geld. Als specialist in kleine hoeveelheden zijn deze kosten relatief hoog ten opzichte van de omzet van een product. Verder maakt maar een beperkt deel van onze klanten gebruik van onze documentatie. Om die reden moeten we een deel van de kosten voor het maken, actueel houden en verstrekken van documentatie in rekening brengen.

Het maken van documentatie kost tijd. De levertijd kan daardoor lang zijn, in sommige gevallen zelfs enige maanden, hou daar rekening mee!

Tenslotte: het kan zijn dat na ontvangst van de documentatie blijkt dat ons product of een bepaalde batch niet geschikt voor u is. Omdat de kosten voor het maken van de documentatie dan al gemaakt zijn kunnen we deze niet terugbetalen. Ook kunnen we eventuele aangeschafte producten als regel niet altijd retour nemen.

  • VIB in het Nederlands, waar dat volgens de REACH verordening verplicht is – Gratis
  • VIB in het Nederlands, waar dat volgens de REACH verordening NIET verplicht is – € 30,00
  • Vertaling van het VIB in een andere taal dan het Nederlands – vanaf € 120,00 – dit verschilt per taal
  • 1Doc in het Engels – € 30,00
  • CoA in het Engels – € 12,00
  • Maatwerk documentatie – vanaf € 100,00 – afhankelijk van de bepaling